출근 후 가볍게 업무에 돌입하려고 한 순간..

이 때 울리는 전화벨~두둥

순간 어떻게 응대를 해야하나 고민되시나요?

직장에서의 전화는 회의만큼이나 중요합니다.
전화 한통화로 거래가 성사되기도 불발되기도 합니다.
전화업무로 직장인들의 능력이 판가름 나기도 하지요.
회사에서 전화를 걸고 받을 때, 꼭 지켜야 할 예절은 뭘까요?
 
인사기획팀에서 전해드리는 직장생활 알쓸신예(알아두면 쓸데있는 신비한 예절사전)
제 2탄 전화예절 에 대해 알아보겠습니다.

 

| 전화를 걸 때 |

– 필요한 내용을 메모할 수 있도록 메모지를 준비해 놓습니다. 
– 본인의 소속과 성명을 이야기하고 인사합니다.
– 중요 내용을 확인하고 메모합니다.
– 윗사람을 제외하면 건 쪽에서 먼저 전화를 끊습니다.

| 전화를 받을 때 |

– 전화기 옆에는 항상 메모 준비를 하는 습관을 들여야 합니다. 
– 전화벨이 3번 울리기 전에는 받아야 합니다.
– 밝고 친절하게 회사명, 부서명, 이름을 먼저 밝힙니다.
– 상대방이 전화를 건 이유를 정확히 판단하고 답변합니다.
– 상대방이 전화를 끊은 후에 수화기를 내려 놓는 습관을 가집니다.

| 전화를 연결할 때 |

– 전화 받을 사람을 확인합니다.
– 대기 버튼을 누르고 전달합니다.
– 타부서의 경우 정확하게 번호를 확인하고 연결합니다.
– 부재중/통화중일 경우, 상황을 알려주고 메모를 남깁니다.

 | 전화 예절의 좋은 멘트 |

  • [인사] 인사 멘트+자기소개+밝은 인사   “감사합니다. 솔리드이엔지 [000팀] 000 입니다.”
  • [용건] 전화용건+밝고 정중한 표현
  • [질문] 추가질문 유무확인+2문장 종료인사 “다른 궁금하신 점은 없으십니까? 감사합니다.”
  • [내 담당이 아닐 때]
    “죄송합니다. 담당하시는 분 연결해 드리겠습니다. 끊어지면, 123-4567번으로 하시면 됩니다.”
  • [부재중/외근중]
    “잠시 자리를 비우셨습니다. / 외근 중이십니다. 메모 남겨드릴까요?”
  • [통화중/미팅중]
    “죄송합니다. 통화가 길어지시는데요. 잠시만 더 기다려 주십시요.
※ 수화기를 넘기면 끝?
부서 내 다른 사람에게 수화기를 넘겼다고 하더라도 전화 통화를 할 때는 주변의 소리가 함께 들리기 때문에 불필요한 이야기나 무분별한 농담을 하여 회사 이미지를 실추하지 않도록 주의합니다. 통화 도중 내부 사람과 다른 말을 해야 할 경우에도, 송화기를 막고 조심스럽게 대화하면 더욱 좋겠죠~~~?

※ 잘못 걸려온 전화는?
잘못 걸려온 전화를 받았을 경우 불쾌한 듯 퉁명스럽게 끊지 말고 친절하게 대응해주세요.

“자신에게 온 전화가 아니더라도 끝까지 매너를 지켜주세요!”

우리는 지금 고객 감동의 시대에 살고 있습니다.
전화 예절을 바르게 실천하는 것은 고객 감동의 첫걸음입니다.
 
전화예절! 지키면 지킬수록 더욱 아름답습니다.

지금까지 솔리드이엔지 인사기획팀에서 알려드렸습니다.

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